Kinh Nghiệm Hướng dẫn Tại sao văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần phải tân tiến hóa 2022
Họ và tên học viên Nữ đang tìm kiếm từ khóa Tại sao văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần phải tân tiến hóa được Cập Nhật vào lúc : 2022-09-27 00:30:31 . Với phương châm chia sẻ Bí kíp về trong nội dung bài viết một cách Chi Tiết 2022. Nếu sau khi tham khảo Post vẫn ko hiểu thì hoàn toàn có thể lại phản hồi ở cuối bài để Mình lý giải và hướng dẫn lại nha.
Hiện đại hóa văn phòng vừa là yêu cầu vừa là nhu yếu không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, khi công nghệ tiên tiến phát triển, môi trường tự nhiên thiên nhiên sống đời thường của con người được tương hỗ nhiều hơn nữa bởi những công nghệ tiên tiến thông minh. Đặc biệt là sự việc phát triển của công nghệ tiên tiến trong văn phòng, biến những văn phòng cũ trở thành những văn phòng tân tiến. Quá trình tân tiến hóa văn phòng đang được thực hiện một cách nhanh gọn và mạnh mẽ và tự tin ở hầu hết những doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao năng suất thao tác, đem lại hiệu suất cao cực tốt trong việc làm.
Đang xem: Hiện đại hóa văn phòng là gì
Hiện đại hóa văn phòng cũng đó đó là việc bạn áp dụng những công nghệ tiên tiến cao vào văn phòng. Để thay vì hoạt động và sinh hoạt giải trí thủ công minh sự điều khiển của con người thì văn phòng của bạn hoàn toàn có thể hoạt động và sinh hoạt giải trí một cách tự động thông qua khối mạng lưới hệ thống trấn áp tự động hóa văn phòng.
Từ những khối mạng lưới hệ thống trấn áp tự động hóa văn phòng (khối mạng lưới hệ thống tự động trấn áp việc sưởi ấm, ánh sáng, điều hòa không khí…) tới những khối mạng lưới hệ thống quản lý người tiêu dùng truy cập (Tại những văn phòng không còn nhân viên cấp dưới lễ tân, khối mạng lưới hệ thống quản lý khách truy cập đẩy nhanh việc check – in của người tiêu dùng đồng thời giảm sút những gián đoạn do khách hoặc người Giao hàng gây ra).
Có thể thấy những công cụ công nghệ tiên tiến cao sẽ biến văn phòng của bạn thành một siêu phẩm kỹ thuật số tân tiến.
Bước 3: Hiện đại hóa văn phòng thông qua tác phong của nhân viên cấp dưới
Mặc dù công nghệ tiên tiến, những cơ sở vật chất là những yếu tố thiết yếu để biến văn phòng của bạn trở thành một văn phòng tân tiến. Tuy nhiên, yếu tố cơ bản nhất đó đó đó là con người.
Xem thêm: Tin Thị Trường Thép Xây Dựng Việt Nam, Bảng Giá Thép Xây Dựng Mới Nhất Tháng 03/2022
Ở một văn phòng tân tiến, bạn cũng phải tự biến mình thành một con người tân tiến. Đó là tác phong đi làm đúng giờ, đó là sự việc nhiệt huyết với việc làm, đó là việc hoàn thành xong việc làm đúng hạn định. Đó là cách bạn không ngừng nghỉ học hỏi, không ngại học tập những cái mới để hoàn toàn có thể thu nạp thêm kiến thức và kỹ năng cho mình. Hay nói cách khác đó là cách bạn không ngừng nghỉ tân tiến hóa bản thân.
Trong một văn phòng tân tiến yêu cầu bạn phải là một người dân có kỹ năng sử dụng những phần mềm, những công cụ công nghệ tiên tiến một cách cơ bản. Bởi trong một văn phòng được set up hầu hết bằng những thiết bị công nghệ tiên tiến, nếu bạn không biết sử dụng chúng bạn sẽ trở thành người lỗi thời và không thể đáp ứng một cách tối đa yêu cầu việc làm.
Chính vì thế để tân tiến hóa văn phòng thao tác trước hết nên phải thay đổi tác phong thao tác, nâng cao trình độ của nhân viên cấp dưới. Từ đó mới đảm bảo được hiệu suất cao một cách tối đa hoạt động và sinh hoạt giải trí của một văn phòng tân tiến.
Xem thêm: Lich Sử Cổ Phiếu Tv2 : Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Xây Dựng Điện 2
Hiện đại hóa văn phòng đang từng bước được những doanh nghiệp quan tâm và tiến hành. Nó sẽ tương hỗ cho việc hoạt động và sinh hoạt giải trí của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và đạt hiệu suất cao cực tốt hơn.
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– DANH MỤC TỪ VIẾT TẮTTỪ VIẾT TẮT NGUYÊN NGỮTSQTVP – TTTVTĐ – KTNC – TVKHNCPLTTTV – TGPLKHPLKDQTTiến sĩQủan trị văn phòng – tin tức thư việnThi đua – Khen thưởngNghiên cứu – Tư vấn khoa họcNghiên cứu pháp luậtTrung tâm tư vấn - Trợ giúp pháp lýKhoa học pháp lýKinh doanh quốc tếMỤC LỤC––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân1Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1MỤC LỤC 2LỜI MỞ ĐẦU 4 CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HIỆN ĐẠI HOÁCÔNG TÁC VĂN PHÒNG 61.1. Khái niệm về tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng 61.2. Sự thiết yếu phải tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng 61.3. Nội dung của tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng 71.3.1. Trang thiết bị kỹ thuật 71.3.2. Công tác văn thư – tàng trữ 91.3.3. Xử lý thông tin 141.3.4. Tổ chức cỗ máy thao tác 15CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNGTẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM 182.1. Quá trình hình thành và phát triển của Hội luật gia Việt Nam 182.2. Mục đích, trách nhiệm, quyền hạn của Hội luật gia Việt Nam 19––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân2Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2.2.1 Mục đích 192.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội luật gia Việt Nam 202.2.3. Tổ chức cỗ máy của Hội luật gia Việt Nam 202.3. Chức năng, trách nhiệm của văn phòng Hội luật gia Việt Nam 222.3.1. Chức năng, trách nhiệm 222.3.1.1. Chức năng 222.3.1.2. Nhiệm vụ 222.3.2. Tổ chức cỗ máy của văn phòng Hội luật gia Việt Nam 232.4. Thực trạng về công tác thao tác văn phòng tại văn phòng Trung ươngHội luật gia Việt Nam 252.4.1. Công tác văn thư – tàng trữ 252.4.2. Xử lý thông tin 292.4.3. Tổ chức lao động tại văn phòng 302.4.4. Trang thiết bị, công nghệ tiên tiến phục vụ cho công tác thao tác văn phòng 32CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HOÁCÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM 35––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân3Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 3.1. Nhận xét chung 353.3.1.Nhận xét chung về hoạt động và sinh hoạt giải trí của Hội luật gia Việt Nam 353.1.2. Nhận xét về hoạt động và sinh hoạt giải trí văn phòng tại Hội luật gia Việt Nam 373.2. Một số giải pháp nhằm mục đích tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng 393.2.1. Đầu tư những trang thiết bị đa năng phục vụ cho công tác thao tác vănphòng 393.2.2. Tổ chức nhân sự 413.2.3. Bố trí nơi thao tác một cách khoa học, hợp lý 433.2.4. Đẩy mạnh việc áp dụng những chỉ tiếu chất lượng đối với hoạtđộng chung và đối với công tác thao tác văn phòng 443.2.5. Hiện đại hoá công tác thao tác quản lý văn bản 45KẾT LUẬN 46TÀI LIỆU THAM KHẢO 47NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬPNHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân4Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng công nghệ tiên tiến thông tin ra mắt sôi động lúc bấy giờ đang tácđộng sâu sắc, trực tiếp đến mọi mặt hoạt động và sinh hoạt giải trí kinh tế tài chính, văn hoá, xã hội của cácquốc gia trên thế giới, trong đó có nước ta. Mở ra thuở nào kỳ mới khi nhân loạibước vào thế kỷ XXI. Với những kết quả kỳ diệu của cuộc cách mạng công nghệthông tin tân tiến nền kinh tế tài chính thế giới đang có sự dịch chuyển vô cùng mạnh mẽ và tự tin.Đó là sự việc chuyển biến từ nền văn minh công nghiệp lên nền văn minh thông tinvà trí tuệ. Tuy nhiên với xu thế “ Toàn cầu hoá” như nay đã tác động và lantoả nhanh gọn đến khắp những nước trên thế giới. Ở Việt Nam cũng vậy từ khigia nhập WTO ( tổ chức thương mại thế giới ) tất cả những nghành, những ngànhnghề đều có những bước chuyển biến rất lớn. Xu thế “ Toàn cầu hoá” đã tạo ranhững thời cơ to lớn cho việc phát triển đồng thời cũng tạo ra những thách thứcgay gắt cho những nước đang phát triển nói chung và nước ta nói riêng trong côngcuộc tìm đường công nghiệp hoá, tân tiến hoá nền kinh tế tài chính và xã hội của tớ. Nhu cầu thực tế của việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến hiệnđại trong mọi nghành sản xuất, quản lý kinh tế tài chính và văn hoá của đất nước ta hiệnnay là rất to lớn. Và việc đáp ứng một cách tích cực những nhu yếu đó sẽ mang lạinhững đóng góp quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hoá, tân tiến hoá đấtnước, trong toàn cảnh phát triển của thế giới tân tiến. Để thực hiện tiềm năng nàytrước tiên phải chú trọng từ cơ sở, đó là việc phải xây dựng một văn phòng trongmọi cơ quan, tổ chức phải đủ mạnh vì văn phòng được xem là đầu não của cơquan, tổ chức, nó có vị trí cực kỳ quan trọng trong mỗi cơ quan. Trong số đó phảiluôn chú trọng vào việc đầu tư, xây dựng, củng cố việc “Hiện đại hoá” công tácvăn phòng để không ngừng nghỉ nâng cao hiệu suất cao hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng, đónggóp cho thắng lợi của cơ quan, đơn vị. Có lẽ chính vì vậy mà trong thời gian gầnđây thường xuất hiện những cụm từ “Văn phòng điện tử” “Văn phòng không giấy”hay “Công nghệ văn phòng” để mô tả một văn phòng tân tiến. Như vậy ta thấyrằng hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng đóng một vai trò trọng điểm trong kết quảhoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng Trung ương Hội luật giaViệt Nam cũng vậy, nó có vị trí rất lớn trong quá trình hoạt động và sinh hoạt giải trí và phát triểncủa Hội.––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân5Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Văn phòng được tổ chức khoa học, hợp lý, được trang bị đầy đủ phươngtiện công nghệ tiên tiến tân tiến sẽ giúp việc triển khai việc làm được thuận lợi, đem lạilợi ích về kinh tế tài chính và nâng cao chất lượng, hiệu suất cao việc làm. Từ những vấn đềcần nâng cao hơn thế nữa hoạt động và sinh hoạt giải trí văn phòng tại Hội luật gia Việt Nam, đồng thờinhận thức được tầm quan trọng của vấn đề tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng.Trong quá trình thực tập tại Hội luật gia Việt Nam em rất tâm đắc và đi sâu vàochuyên đề “Hiện đại hoá công tác thao tác văn phòng tại văn phòng Trung ương Hộiluật gia Việt Nam” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của tớ.Báo cáo tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm có 3chương: Chương 1: Những lý luận cơ bản về tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng chương 2: Thực trạng về tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng tại văn phòngTrung ương Hội luật gia Việt Nam.Chương 3: Một số giải pháp nhằm mục đích tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng tạivăn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam.Trong quá trình thực hiện khoá luận này em đã được sự hướng dẫn, chỉbảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn: TS: Lê Văn Chiến, cùng toàn thể lãnhđạo, cán bộ công nhân viên cấp dưới trong văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam.Qua đây em xin bày tỏ lòng lòng biết ơn chân thành đến những người dân đã tạođiều kiện giúp sức em trong quá trình thực hiện báo cáo này!––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân6Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– CHƯƠNG 1NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁCÔNG TÁC VĂN PHÒNG1.1. Sự tồn tại tất yếu của văn phòngBất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng tới một tiềm năng nhất định.Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài còn tuỳ thuộc vào tính chất hoạtđộng mà nghành mà tổ chức tham gia và môi trường tự nhiên thiên nhiên tồn tại của tổ chức. Muốnđạt được tiềm năng tổ chức cần phải quản trị khoa học, hợp lý. Các nhà quản trịphải định hướng tiềm năng, tổ chức xếp đặt những yếu tố cấu thành theo một cơ cấunhất định và điều hành chúng hoạt động và sinh hoạt giải trí theo tiềm năng đề ra cho tổ chức. Nhưvậy nhà quản trị phải tham gia nhiều nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí phức tạp, nhất là khiquy mô trình độ phát triển của tổ chức được tăng cường. Để ra được nhữngquyết định về tiềm năng phát triển và điều hành tổ chức hoạt động và sinh hoạt giải trí theo tiềm năng,quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu yếu tồn tại của tổ chức, đếntính chất, đặc điểm hoạt động và sinh hoạt giải trí, tiềm năng của những yếu tố có trong tổ chức và tácđộng của môi trường tự nhiên thiên nhiên đến quá trình thực hiện tiềm năng. Không chỉ tạm dừng ở chỗcó được thông tin, nhà quản trị nên phải xử lý và tổng hợp những thông tin thuthập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Đồng thời họ phảichuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của tớ. Nếu cứ để nhàquản trị tham gia vào những hoạt động và sinh hoạt giải trí sinh hoạt thu, xử lý và tổng hợp thông tin như trên thìsẽ mất đi thời cơ ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt độngchung của tổ chức. Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, đúng chuẩn kịp thời,những tổ chức đã hình thành cỗ máy văn phòng để trợ giúp những nhà quản trị trongviệc thu, xử lý, dữ gìn và bảo vệ, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra quyết địnhđúng cũng như đảm bảo những điều kiện vật chất cho những nhà quản trị hoạt động và sinh hoạt giải trí.Như vậy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan đơn vịnào, dù cơ quan đơn vị có hoạt động và sinh hoạt giải trí trong nghành nào thì văn phòng cũng làcông cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động và sinh hoạt giải trí điều hành quản lý. Văn phòng đóng vaitrò quyết định hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan đơn vị nên việc tổ chức một văn phòngphải được nghiên cứu và phân tích, sắp xếp sao cho hợp lý nhất. Văn phòng tồn tại là một tấtyếu khách quan theo yêu cầu của những nhà quản trị. Tuỳ theo tính chất, quy mô––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân7Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hoạt động và sinh hoạt giải trí của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức phùhợp. 1.2. Khái niệm về văn phòngVăn phòng tồn tại găn với mỗi quy mô, cơ cấu tổ chức tổ chức và để trợ giúpcho những nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòngchỉ mang tính chất chất chất tương đối. Trên cơ sở này hoàn toàn có thể xác định văn phòng theo cáccách sau đây:- Theo nghĩa rộng: ( hay còn gọi là văn phòng toàn bộ ) thì văn phòng baogồm toàn bộ cỗ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với những nhânsự làm quản trị trong khối mạng lưới hệ thống quản lý của tổ chức; gồm có toàn bộ cơ sở vậtchất kỹ thuật và môi trường tự nhiên thiên nhiên phục vụ cho hoạt động và sinh hoạt giải trí của tổ chức nói chung, chohệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhântrong hoạt động và sinh hoạt giải trí đối nội, đối ngoại để thực hiện tiềm năng chung của tổ chức.Theo quan niệm này thì những đơn vị thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quymô lớn thì thành lập văn phòng( ví dụ văn phòng Quốc Hội, văn phòng Chínhphủ, văn phòng tổng công ty ) còn ở những đơn vị đơn vị có quy mô nhỏ thì vănphòng thường là phòng hành chính tổng hợp.- Theo nghĩa hẹp: (hay còn gọi là văn phòng hiệu suất cao) chỉ gồm có bộmáy trợ giúp nhà quản trị những việc trong hiệu suất cao được giao; là bộ phận cầuthành trong cơ cấu tổ chức tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Vănphòng hiệu suất cao cũng không phải là một pháp nhân độc lập trong những quan hệđối ngoại.Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quancó khối mạng lưới hệ thống cơ cấu tổ chức tổ chức được điều hành theo tiềm năng nhất định. Nhưngthông thường văn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp thuận đồng ý nhiều hơn nữa đểtránh sự trùng lắp với một tổ chức( cơ quan, đơn vị ) trong việc xác định chứcnăng, trách nhiệm, địa vị pháp lý của văn phòng.Mặc dù văn phòng khung hình hiểu theo nhiều cách thức rất khác nhau nhưng đều cóđặc điểm chung đó là:+ Văn phòng là một cỗ máy được tổ chức thích hợpvới đặc điểm cụ thểcủa từng cơ quan. Ở những đơn vị đơn vị có quy mô lớn thì cỗ máy văn phòng sẽgồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cấp dưới thiết yếu để thực hiện mọi––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân8Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hoạt động và sinh hoạt giải trí; còn những đơn vị đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất việc làm đơn giảnthì văn phòng hoàn toàn có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu.+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động và sinh hoạt giải trí thanh toán giao dịch thanh toán với những cơ sở vật chấtnhất định. Quy mô của những yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô hoạtđộng của công tác thao tác văn phòng.Với những cách tiếp cận như trên hoàn toàn có thể thấy tiếp cận theo cách chứcnăng là bao quát nhất vì thế mà khái niệm văn phòng được khái quát như sau:Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thựchiện những hiệu suất cao theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó1.3. Chức năng, trách nhiệm, ý nghĩa của văn phòng1.3.1. Chức năng của văn phòngVăn phòng là một thực thể tồn tại khách quan thế nên nó cũng luôn có thể có nhữngđiều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua môi trường tự nhiên thiên nhiên đặc trưngmà nó tồn tại. Sự tồn tại và phát triển tuỳ theo quy mô và tính chất hoạt độngcủa mỗi cơ quan đơn vị mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn nhỏ khácnhau. Nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng phải được gắn liềnvới việc thực hiện ba hiệu suất cao cơ bản sau: Chức năng tham mưu Trong hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan đơn vị phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố kháchquan và chủ quan, trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý, bởi vậymuốn ra được quyết định mang tính chất chất khoa học, người quản lý cần địa thế căn cứ vào cácyếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của những cấp quản lý, của nhữngngười trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tinh lọc đáp ứng thông tincho lãnh đạo ra quyết định quản lý, từ đó cũng hình thành hoạt động và sinh hoạt giải trí tham mưu.Chức năng tham mưu là hiệu suất cao nghiên cứu và phân tích những văn bản, quy định nhà nướccủa ngành, nắm bắt kịp thời những thông tin liên quan đến nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí củacơ quan để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo đề ra những quyết định chỉ huy,điều hành việc làm; đưa ra những phương án quản lý tương hỗ cho hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơquan ngày một hiệu suất cao hơn. Hoạt động này rất thiết yếu và luôn tỏ ra hữu hiệuvì nó mang tính chất chất chuyên vấn và tính nâng cao trong những trường hợp trợ giúplãnh đạo.––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân9Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi trách nhiệm rõ ràng như xâydựng quy chế thao tác và tổ chức thao tác theo quy chế; giúp lãnh đạo xâydựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thao tác; thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của những đềán; kiến nghị xử lý những vấn đề thuộc hiệu suất cao lãnh đạo của cơ quan, tổ chức;sửa đổi và biên tập, kiểm tra và phụ trách về thủ tục, thể thức của văn bản Chức năng tổng hợpTừ những kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở những đầuvào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi nghành, của mọi đối tượng mà vănphòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theonhững nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thế mang lại hiệu suất cao thiết thựccho công tác thao tác của cơ quan đơn vị. Trong công tác thao tác văn phòng thông tin đầu vàođóng một vai trò rất quan trọng. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đãphục vụ cho việc dự báo những vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơquan đơn vị, giúp lãnh đạo đã có được những quyết định đúng đắn để kịp thời xử lýcông việc. Bên cạnh đó công tác thao tác thông tin giúp lãnh đạo phân tích tài liệu thôngsố để vạch ra những kế hoạch quan trọng lâu dài cũng như những kế hoạch trunghạn hoặc thời gian ngắn nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao trong hoạt động và sinh hoạt giải trí.Trong văn phòng, hiệu suất cao thông tin tổng hợp không riêng gì có có tác dụngthiết thực đến hiệu suất cao tham mưu mà còn tồn tại vai trò trong sự thành công haythất bại của cơ quan đơn vị. Chính vì ỳ nghĩa to lớn của hiệu suất cao này, nên cáccơ quan, đơn vị luôn luôn phải quan tâm củng cố và tân tiến hoá công tác thao tác vănphòng. Chú trọng đầu tư những trang thiết bị thông tin điện tử, khối mạng lưới hệ thống máy tínhnối mạng internet , để đáp ứng với sự phát triển không ngừng nghỉ của lưu lượngthông tin ngày càng phong phú đa dạng như lúc bấy giờ. Chức năng phục vụ hầu cần Bất kỳ cơ quan tổ chức nào muốn đi vào hoạt động và sinh hoạt giải trí không thể bỏ quabước đầu quan trọng đó là sẵn sàng sẵn sàng những yếu tố về cơ sở vật chất như: Nhàxưởng, trang thiết bị, tài chính và phương tiện. Ngoài ra còn phải thực hiện tổchức những cuộc họp, những chuyến du ngoạn công tác thao tác cho lãnh đạo và công tác thao tác lễ tân, tiếpkhách. Những điều kiện về trang thiết bị và công tác thao tác đó thuộc về hoạt động và sinh hoạt giải trí hậucần trong công tác thao tác của văn phòng. Hậu cần thường là những việc làm dịch vụnhư tạo ra cơ sở vật chất để cán bộ nhân viên cấp dưới thực hiện trách nhiệm của tớ, tăng––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân10Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– thêm hiệu suất cao thao tác. Thực hiện trách nhiệm quản lý những khoản đảm bảo cho đờisống của cán bộ nhân viên cấp dưới. Làm công cụ quản lý trong việc sẵn sàng sẵn sàng chỉ tiêu kếhoạch và góp thêm phần vào việc hoàn tất những chỉ tiêu kế hoạch đó. Công tác hậu cầncòn là diện mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tínbằng công tác thao tác đối nội, đối ngoại của cơ quan.Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mậtthiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đóviệc lựa chọn, tu dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng nên phải có định hướng đáp ứngtốt hiệu suất cao, trách nhiệm của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòngkhông chỉ là cái” hộp thư” hay “ một chiếc máy giúp việc” đơn thuần mà cần cónhững con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, đã có được những ý kiến đề xuất xácđáng; đồng thời cũng cần phải tránh coi văn phòng là “ tổng tham mưu”, bao biệnlàm thay những việc làm không đúng hiệu suất cao.Cả ba hiệu suất cao trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm mục đích duy trì và pháttriển hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan nói chung và hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng nói riêng.Các hiệu suất cao này vừa độc lập vừa tương hỗ tương hỗ update lẫn nhau nhằm mục đích khẳng địnhsự thiết yếu khách quan tồn tại trong văn phòng ở mỗi cơ quan đơn vị. Trong đóchức năng thông tin tổng hợp là quan trọng nhất, quyết định đến sự thành bạicủa công tác thao tác văn phòng. Vì bất kể hoạt động và sinh hoạt giải trí nào của cơ quan đều cần đến nhucầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp, trình, để làm địa thế căn cứ quantrọng giúp lãnh đạo ra quyết định.1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòngTừ những hiệu suất cao trên của văn phòng hoàn toàn có thể xác định nhiều nhiệm vụphải tuân theo mỗi hiệu suất cao, rõ ràng như sau: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan đơn vị Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào môi trường tự nhiên thiên nhiên sống đời thường đều phảituân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và sinh hoạt giải trí và những điều kiện để duytrì hoạt động và sinh hoạt giải trí. Mỗi tổ chức đều phải có nội quy, quy chế hoạt động và sinh hoạt giải trí riêng. Trìnhtự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham khảo hoàn hảo nhất thông qua lãnh đạo, bổsung giám sát hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan là thuộc vềcông tác văn phòng. Đây là trách nhiệm đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khicơ quan đi vào hoạt động và sinh hoạt giải trí.––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân11Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan, đơnvịMỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do những bộ phận rất khác nhau xâydựng xong muốn đạt được tiềm năng chung của cơ quan thì những kế hoạch phảiđược link thành khối mạng lưới hệ thống kế hoạch hoàn hảo nhất ăn khớp và tương hỗ nhau vănphòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể và đôn đốc những bộ phận khác thựchiện. Đồng thời văn phòng sẽ xây dựng chương trình kế hoạch ngành, sảnphẩm, dịch vụ rõ ràng cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho tất cả cơ quan vàtừng bộ phận. Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin. Hoạt động của bất kỳ cơ quan nào thì cũng phải có thông tin. Thông tinlà địa thế căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, đúng chuẩn, hiệu suất cao. Ngườilãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin được mà nên phải có ngườitrợ giúp trong nghành này là văn phòng. Văn phòng là “hiên chạy cửa số” “ bộ lọc” là“cổng gác thông tin” của cơ quan vì tất cả những thông tin đến hay phải đi đều được thuthập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện tàng trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.Để phát hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúngthẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh nên phải cónhững bộ phận, nhân viên cấp dưới chuyên trách trợ tương hỗ cho lãnh đạo cơ quan đơn vị.Bộ phận đó đó đó là văn phòng. Bảo đảm những yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quanVăn phòng phải địa thế căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt độngcủa đơn vị mà đáp ứng kịp thời, đầy đủ. Việc lập kế hoạch, nhu yếu, dự trù kinhphí, tổ chức shopping, cấp phép, theo dõi sử dụng kinh phí đầu tư đều thuộc về nhiệmvụ của văn phòng. Tổ chức cỗ máy văn phòngĐây là việc làm thiết thực, mang tính chất chất khá ổn định của cỗ máy văn phòng nhằmthực hiện tốt những trách nhiệm đã nêu trên. Duy trì hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân12Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Hoạt động của văn phòng, nó vừa gắn sát với hoạt động và sinh hoạt giải trí của lãnh đạo,vừa gắn với bộ phận khác thông qua việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc, lại vừa tổchức, quản lý những hoạt động và sinh hoạt giải trí sinh hoạt của chính mình.Trên đây là những trách nhiệm đa phần của công tác thao tác văn phòng mà cơ quan,đơn vị nào thì cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động và sinh hoạt giải trí chung. Tuy nhiêncòn tuỳ theo những tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còncó những trách nhiệm rõ ràng khác.1.3.3. Ý nghĩa của công tác thao tác văn phòngVăn phòng là một phần không thể thiếu trong cỗ máy tổ chức của bất kỳcơ quan đơn vị nào. Văn phòng đó đó là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa ranhững quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo những yếu tố vật chất tinhthần cho hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan đơn vị. Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và pháttriển có hiệu suất cao, phải nắm vững những kiến thức và kỹ năng cơ bản về kế hoạch pháttriển đơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướngsản xuất marketing thương mại tối ưu đồng thời Công tác văn phòng gồm có cả việc tổ chức những yếu tố vật chất tồn tại vàbiến đổi theo hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng. Nếu công tác thao tác văn phòng hoạt động và sinh hoạt giải trí cóhiệu quả thì nó sẽ mang lại những ý nghĩa to lớn sau:- Tạo tiền đề phát triển cho từng cơ quan đơn vị- Tạo điều kiện cho giao lưu phát triển - Giảm thời gian tiêu tốn lãng phí và ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tảithông tin phục vụ cho mọi hoạt động và sinh hoạt giải trí đơn vị- Tăng cường kĩ năng sử dụng những nguồn lực của đơn vị.- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị.- Thực hiện tiết kiệm ngân sách cho công tác thao tác văn phòng - Giúp cho những hoạt động và sinh hoạt giải trí được duy trì và trấn áp chặt chẽ1.3.4. Tầm quan trọng của văn phòng Văn phòng là một phần không thể thiếu trong cỗ máy tổ chức của bất kỳcơ quan đơn vị nào. Văn phòng đó đó là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa raquyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo những yếu tố vật chất, tinh thầncho hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan đơn vị. Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phát triển––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân13Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– có hiệu suất cao, phải nắm vững những kiến thức và kỹ năng cơ bản về kế hoạch phát triển củađơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sảnxuất marketing thương mại tối ưu Đồng thời phải có những kiến thức và kỹ năng khoa học công nghệcần thiết để xử lý những vấn đề rõ ràng trong môi trường tự nhiên thiên nhiên hoạt động và sinh hoạt giải trí như:nghiêncứu thị trường, chuyển giao công nghệ tiên tiến. Chính vì vậy mà công tác thao tác văn phòng làrất quan trọng không thể thiếu được.Trong thời đại ngày này với sự phát triển mạnh mẽ và tự tin của khoa học côngnghệ và nhất là sự việc bùng nổ mạnh mẽ và tự tin về thông tin. tin tức và công nghệ tiên tiến thôngtin xuất hiện trong mọi đời sống xã hội cũng như trong hoạt đọng của những cơ quanđơn vị làm thay đổi vị thế vai trò của văn phòng. tin tức thì ngày một đadạng, phong phú được bằng rất nhiều hình thức. Vì vậy văn phòng phải quantâm đến việc thu thập, phân tích, xử lý nhậy bén, nhanh gọn và đúng chuẩn cácthông tin để hoàn toàn có thể đưa ra phương án kịp thời, đem lại hiệu suất cao. Thông qua đóvăn phòng thể hiện hiệu suất cao dữ thế chủ động sáng tạo của tớ trong những kiến nghị,những đề án với ý nghĩa làm tham mưu tư vấn cho lãnh đạo.Như vậy một văn phòng hoạt động và sinh hoạt giải trí tốt tức là văn phòng đã có được lợi thế vềthông tin ( thông tin đầu vào và thông tin đầu ra tốt). Văn phòng thu thập đượcthông tin, xử lý nhanh và đúng chuẩn đưa ra những đề xuất hiệu suất cao nhất. Tuy vậyđể tăng cường hoạt động và sinh hoạt giải trí và phát huy được vai trò của công tác thao tác văn phòng đòihỏi lãnh đạo những đơn vị đơn vị phải chú trọng chỉ huy một cách khoa học vàđẩy mạnh việc tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng. 1.4. Khái niệm tân tiến hoá công tác thao tác văn phòngHiện đại hoá công tác thao tác văn phòng hoàn toàn có thể hiểu là ứng dụng khoa học côngnghệ vào công tác thao tác văn phòng. Là quá trình xử lý những kỹ thuật tự động hoá vàoquy trình trách nhiệm văn phòng. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tiên tiến tin học vào cácnghiệp vụ văn phòng, từ Văn thư _Lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi trường tự nhiên thiên nhiên thao tác nhằm mục đích giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫnđảm bảo hiệu suất cao và duy trì được năng suất lao động cao.1.5. Sự thiết yếu phải tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân14Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Từ việc phân tích vai trò, hiệu suất cao, trách nhiệm của văn phòng ta có thểkhẳng định về văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Văn phòng được ví như bốn bánh xe hoàn toàn có thể hoạt động và sinh hoạt giải trí được. Nếu bánh xechạy đều, không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe thuận tiện và đơn giản chạy tới tiềm năng.Một văn phòng hoạt động và sinh hoạt giải trí khoa học,có kỷ cương nề nếp, có đủ những điều kiệnphương tiện tân tiến thì việc làm sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thôngsuốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan, đơn vị mìnhthuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm sóc kiện toàn bộ máyvăn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cựctrang bị vật chất, từng bước tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng.Thời đại ngày này, khi khoa học công nghệ tiên tiến phát triển, xu hướng chungcủa mọi cơ quan tổ chức là nhanh gọn tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng. Đặcbiệt ở những tổ chức marketing thương mại, để đảm bảo trụ vững trong môi trường tự nhiên thiên nhiên đối đầu đối đầu,những doanh nghiệp đã nhanh gọn đầu tư những trang thiết bị tân tiến, đồng thờiđổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên cấp dưới văn phòng có năng lựcchuyên môn trình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động và sinh hoạt giải trí có hiệu suất cao.Một văn phòng tân tiến sẽ hạn chế tối đa việc tiêu tốn lãng phí thời gian công sưc,giảm ngân sách về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việchàng ngày. Đồng thời nó cũng tương hỗ cho những nhà quản lý thoát khỏi những côngviệc hành chính mang tính chất chất sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của tớ,giúp họ có thời gian tập chung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm những giải pháp tốiưu để điều hành quản lý đạt hiệu qủa cao nhất. Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việcgiấy tờ và lo phục vụ hầu cần cho hoạt động và sinh hoạt giải trí của lãnh đạo. Bởi vậy công tác thao tác văn phòngcòn không được quan tâm và chú trọng đúng mức. Nhưng trong trong năm gầnđây khi đất nước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ và tự tin, từ cơ chế kế hoạch hoá tậptrung sang cơ chế thị trường nhiều thành phần kinh tế tài chính. Nền kinh tế tài chính đang có sựcạnh tranh ngày càng sôi động và phức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tựđổi mới, đầu tư trang thiết bị tân tiến phục vụ cho hoạt động và sinh hoạt giải trí ngày càng tốt hơn,tiếp tục hoàn thiện, đổi mới về mặt tổ chức, lao động cùng những phương thứcquản lý có hiệu suất cao, chú trọng đến công tác thao tác tuyển dụng nhân viên cấp dưới có đạo đức vàtrình độ trách nhiệm cao để từng bước nâng cao hiệu suất cao hoạt động và sinh hoạt giải trí của vănphòng cũng như của toàn cơ quan, tổ chức.––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân15Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Thực tế đã và đang phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới, từnhững thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ tiên tiến, nhất là công nghệ tiên tiến thôngtin. Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ và tự tin tới hoạt độngcủa văn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn chương đi vào tân tiến. Cùng vớiđổi mới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý đã tạo được sự năngđộng, vô hiệu dần được sự trì trệ, kém hiệu suất cao trong hoạt động và sinh hoạt giải trí quản lý, gópphần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế tài chính thị trường cho đơn vị mình. Hoạt động vănphòng kết phù phù hợp với khoa học tân tiến sẽ ngày càng nâng cao hiệu suất hoạt độngcủa toàn thể công nhân viên cấp dưới trong văn phòng và nâng cao chất lưọng việc làm.Một văn phòng tân tiến sẽ hạn chế tối đa ngân sách quản lý, điều hànhnhưng vẫn đảm bảo chất lượng thao tác ngày càng cao. Đồng thời tương hỗ cho nhàquản lý thoát khỏi việc làm hành chính mang tính chất chất sự vụ, tốn nhiều thời gian.Tạo điều kiện cho việc sáng tạo, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra nhữngphương hướng và kế hoạch khả thi, xử lý và xử lý tốt nhất trong mọi mặt công tác thao tác.Từ đó xác định được vị trí quan trọng của việc tân tiến hoá công tác thao tác vănphòng.Như vậy do vai trò đặc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và dosự phát triển mạnh mẽ và tự tin của khoa học công nghệ tiên tiến mà tất cả chúng ta nên phải hiện đạihoá công tác thao tác văn phòng.1.6. Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng tân tiến Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tiên tiến tin học, máy tính và côngnghệ truyền thông đã làm cho hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng thay đổi cơ bản. Hầuhết những việc làm của văn phòng đều có sự tương hỗ của công nghệ tiên tiến thông tin, củamáy vi tính và những phương tiện kỹ thuật tân tiến. Bên cạnh đó văn phòng là bộmáy thao tác rất quan trọng trong một cơ quan, có trách nhiệm đa phần là thu thập,tổng hợp, xử lý thông tin giữa thông tin bên trong bên phía ngoài cơ quan, đơn vị,tương hỗ cho lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, đúng chuẩn, sáng suốt, hiệu suất cao.Muốn làm tốt những trách nhiệm này văn phòng phải được, tổ chức sắp xếp một cáchhiện đại với những tiêu chuẩn sau:Các trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ phục vụ cho công tác thao tác văn phòng phảiđựoc trang bị shopping đầy đủ. Đồng thời chúng phải đạt tới một tiêu chuẩn, mộtchuẩn mực nhất định, đảm bảo phục vụ và đem lại hiệu suất cao việc làm một cáchtối đa. Nhất là những phương tiện thu và xử lý thông tin cần phải chú trọng nhiều––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân16Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hơn. Vì thu thập, xử lý và quản lý thông tin là trách nhiệm số 1 của vănphòng.Về nguồn nhân lực trong văn phòng: Một văn phòng tân tiến không dừnglại là những trang thiết bị tân tiến mà nên phải có con người tân tiến mới có thểvận hành điều khiển những trang thiết bị đó. Trong văn phòng tân tiến người quảntrị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năng trách nhiệm trình độ cần trau dồi tri thứckỹ năng, tập quán thao tác với máy vi tính. Cách quản lý, tổ chức cán bộ, nhânviên, cũng như quản lý những việc làm trong văn phòng cần rất là khoa học vàhợp lý. Ngoài ra văn phòng còn phải xây dựng những chương trình hoạt động và sinh hoạt giải trí tháng,quý, năm cho từng hoạt động và sinh hoạt giải trí trong cơ quan như việc đề ra những khoản chi tiêutrong tháng tới, quý tới, số lượng công nhân viên cấp dưới nên phải có một cách nhanhchóng kịp thời.1.7. Nội dung của tân tiến hoá công tác thao tác văn phòng Trong một số trong trong năm trở lại đây ta thấy việc làm của văn phòng đã luôn phải điềuchỉnh theo sự thay đổi về môi trường tự nhiên thiên nhiên cả về tự nhiên và xã hội. Mục tiêu của cácnhà quản trị văn phòng là thực hiện trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo điều hành,quản lý hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan có hiệu suất cao nhất. Để đạt được tiềm năng cơbản đó, những nhà quản trị văn phòng phải tiến hành tăng cấp cải tiến công tác thao tác tổ chức vănphòng theo hướng tân tiến hoá.Ngày nay, một văn phòng tân tiến được mô tả bằng những thuật ngữ khámới mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phòng tự động hoá” hay “Văn phòngkhông giấy”. Đây là những lý thuyết mà hầu hết những nhà quản trị đều nghe biết,nhưng điều làm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết suông như vậy.Mà điều làm cho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm ra làm sao để có mộtvăn phòng tân tiến như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là nên phải biết ứng dụngcách mạng khoa học công nghệ tiên tiến vào công tác thao tác văn phòng nhằm mục đích mang lại hiệu quảcao trong hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan đơn vị. Câu trả lời không khó xong việc thựchiện ra làm sao thì hoàn toàn không đơn giản. Bởi vì muốn xây dựng một “Văn phòng không giấy” một “ Văn phòng điện tử” hay nói cách khác muốnxây hình thành một văn phòng theo hướng tân tiến hoá nên phải để ý quan tâm đến cácmặt cơ bản sau: - Trang thiết bị kỹ thuật ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân17Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– - Công tác Văn thư – Lưu trữ - Xử lý thông tin - Tổ chức cỗ máy làm việcVăn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với những đơn vị khác trongnhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm tân tiến hoá, càng phục vụ tốt sự lãnhđạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốnkém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, songviệc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị tân tiến đó, với phong cách làmviệc mới, tân tiến lại là vấn đề cần bàn.1.7.1. Trang thiết bị kỹ thuật Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là yếu tố vật chất thiết yếu chohoạt động văn phòng. Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế tài chính và nhu cầuthực tiễn của công tác thao tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùngcần thiết rất khác nhau. Trong hoạt động và sinh hoạt giải trí văn phòng trang thiết bị văn phòng là mộttổng thể gồm rất nhiều loại máy móc trang thiết bị rất khác nhau. Đây là công cụ trợgiúp cho con người trong suốt quá trình lao động sản xuất. Khi xu thế hiện đạihoá ngày càng ra mắt mạnh mẽ và tự tin thì những trang thiết bị ngày càng giữ vai trò quantrọng trong hoạt động và sinh hoạt giải trí văn phòng, góp thêm phần giảm sút sức lực, tiết kiệm thời gianmà hiệu suất cao lao động vẫn cao vì nó phát huy tính năng động sáng tạo trong côngviệc.Trước đây, khi khoa học công nghệ tiên tiến chưa phát triển, chưa thực sự đi vàohoạt động của những đơn vị tổ chức thì khối lượng việc làm rất nhiều đôi khi gâyùn tắc, chồng chéo gây rất nhiều trở ngại vất vả cho con người, con người phải laođộng chân tay vất vả mà kết quả mang lại không đảm bảo. Bởi vì những trang thiết bịvăn phòng lúc đó chỉ là những máy móc đơn giản thô sơ như: bàn tính bằng tay thủ công,máy đánh chữ những máy móc này chỉ hoàn toàn có thể giảm sút được rất ít khối lượnglao động chân tay.Ngày nay, khi khoa học phát triển những nhà quản trị đã dần đầu tư côngnghệ tân tiến tương hỗ cho nhân viên cấp dưới văn phòng tiếp cận và sử dụng trang thiết bị vàvật dụng trong văn phòng một cách đơn giản hơn. Hầu hết những việc làm trongvăn phòng đều có sự tương hỗ của máy vi tính và những trang thiết bị tân tiến. Chúnggóp phần rất lớn vào việc giảm sút sức lao động của con người, rút ngắn thời––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân18Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– gian hoàn thành xong việc làm, mà vẫn đem lại hiệu suất cao việc làm một cách tối đa.Các trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được phân thành từng nhóm:- Nhóm những đồ dùng trong văn phòng: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựngtài liệu, tủ hoặc mắc áo, và những đồ vật khác(gim, kẹp giấy, cặp, kẹp )- Nhóm những thiết bị dùng trong thu thập và xử lý thông tin: Máy tính điệntử, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, thiết bịhội nghị Đây là những thiết bị không thể thiếu trong bất kể một văn phòng hiện đạinào. Vì vậy việc làm tổ chức, sắp xếp việc làm cũng như shopping những trangthiết bị trong văn phòng đang được quan tâm và đầu tư nhiều hơn nữa. Việc muasắm trang thiết bị đều được xem xét trên quan điểm tân tiến hoá công tác thao tác vănphòng. Máy vi tính với nhiều tính năng ưu việt được cho phép con người thao tác trênnó một cách nhanh gọn, đúng chuẩn, và gọn nhẹ. Bên cạnh đó những máy mócphụ trợ như may photocopy, máy fax, máy in cũng góp thêm phần đem lại lợi íchthiết thực. Tuỳ theo quy mô, điều kiện kinh tế tài chính tài chính, tính chất việc làm ởmỗi đơn vị mà văn phòng trang bị những vật dụng phù phù phù hợp với yêu cầu côngviệc. Với khối mạng lưới hệ thống những trang thiết bị có tính tân tiến ngoài hiệu suất cao công việccao hơn thì cán bộ, công nhân viên cấp dưới văn phòng sẽ trở nên năng động và sáng tạohơn.Văn phòng thao tác là nơi mọi hoạt động và sinh hoạt giải trí quản lý. Các trang thiết bị hiệnđại trong những phòng thao tác góp thêm phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quảnghiệp vụ văn phòng và tinh thần thao tác của cán bộ nhân viên cấp dưới. Ngày nay, khixu hướng tân tiến hoá ngày càng phát triển mạnh mẽ và tự tin thì những trang thiết bị hiệnđại càng có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng. Nhữngphương tiện kỹ thuật mới lúc bấy giờ được trang bị cho những văn phòng tân tiến cóthể kể ra là: máy vi tính, máy in, máy in nhân bản, máy fax, máy photocopy,máy sao chép, điện thoại, điện tín, máy ghi âm, máy ghi hình, máy tính điện tửvà một số trong những văn phòng phẩm chuyên dùng như bút xoá, tủ đựng hồ sơ, máy bócphong bì, máy huỷ tài liệu và nhiều chủng loại đồ dùng thông thường khác. Một vănphòng tân tiến không thể thiếu những trang bị ấy vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng đếnnăng suất và hiệu suất cao việc làm.Tuy nhiên ở mỗi quá trình rất khác nhau lại sở hữu những yêu cầu về trang thiếtbị rất khác nhau. Để bắt kịp với nhịp độ phát triển thì những đơn vị nói chung và văn––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân19Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– phòng nói riêng phải thực sự năng động và có cái nhìn thích đáng về trang thiếtbị. Đây không phải là những đòi hỏi quá cao để nó chỉ hoàn toàn có thể tồn tại trong dựđịnh mà nó phải thực sự là tiềm năng phấn đấu.Việc tân tiến hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiệnđại hoá chính tri thức con người thao tác trên những trang thiết bị đó và trongđó việc trang bị tri thức cần phải tiến hành trước một bước.Chất lượng của mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giảiquyết những vấn đề đó. Đặc biệt, đối với những cán bộ nghiên cứu và phân tích tổng hợp cầnphải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ sửa đổi và biên tập, văn phong trong sáng,ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung tư tưởng.Nói tóm lại trong nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí của tớ những đơn vị, đơn vị, tổchức muốn hoàn thành xong tiềm năng, muốn bắt kịp với thế giới tân tiến thì nhất thiếtphải đổi mới trang thiết bị tân tiến trong văn phòng để từng bước tạo chỗ đứngcủa mình trong nền kinh tế tài chính thị trường, theo kịp sự phát triển chung của đất nướcvà xu thế hội nhập quốc tế.1.7.2. Công tác Văn thư – Lưu trữCông tác Văn thư –Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảmthông tin phục vụ cho nhu yếu quản lý và điều hành theo đúng hiệu suất cao, nhiệmvụ được giao của cơ quan. Công tác văn thư nếu được chú trọng đúng mức sẽtác động lớn đến năng suất lao động quản lý, tương hỗ cho việc xử lý và xử lý công việccủa cơ quan được nhanh gọn, đúng chuẩn, đúng đường lối chủ trương. Đồngthời tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra trong cơ quan, đơn vị được chặt chẽhơn.Công tác Văn thư –Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động và sinh hoạt giải trí của bộmáy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác thao tác Văn thư –Lưu trữ là nội dungquan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng. Bất cứ một cơquan nào dù là cơ quan hành chính nhà nước, một tổ chức kinh tế tài chính, tổ chức xãhội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp muốn hoạt động và sinh hoạt giải trí được đều phải làm công tácVăn thư – Lưu trữ. Như vậy công tác thao tác Văn thư –Lưu trữ gắn sát với hoạt độngcủa những đơn vị, tổ chức, là một việc làm không thể thiếu, một mắt xích trongguồng máy hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan, đơn vị.––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân20Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Công tác Văn thư – Lưu trữ được phân thành những khâu cơ bản như: Soạnthảo văn bản; in ấn văn bản; tra tìm và phục vụ sử dụng; chuyển giao văn bản. Soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản là việc làm quan trọng ra mắt hằng ngày trong tất cảcác cơ quan Nhà nước, những đơn vị, những tổ chức. Việc soạn thảo văn bản trước hếtthể hiện hiệu suất cao, trách nhiệm, quyền hạn, vị trí, phạm vi hoạt động và sinh hoạt giải trí và mối quanhệ Một trong những đơn vị trong khối mạng lưới hệ thống tổ chức. Đồng thời những văn bản là thành quảcủa những đơn vị trong quản lý. Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúngnhư quy định của Nhà nước. Ở nước ta việc phát hành văn bản theo đúng thẩmquyền được quốc hội khoá IX thông qua tại kỳ họp thứ X ngày 12 tháng 11 năm1996 từ điều 13 đến điều 19 trong luật phát hành văn bản quy phạm pháp luật.Còn thể thức văn bản thì được quy định tại thông tư 55 của chính phủ nước nhà.Soạn thảo văn bản còn là một quy trình xử lý ký tự của từng từ riêng biệt, đếnviệc xử lý những quan hệ ngữ nghĩa và link Một trong những từ để thành văn bản.Quy trình soạn thảo văn bản hoàn toàn có thể được tiến hành dưới hai hình thức:- Thứ nhất: là soạn thảo văn bản bằng tay thủ công, đây là phương pháp rất thủcông mà không mang lại hiệu suất cao cực tốt. Để đã có được một văn bản hoàn chỉnhtrước tiên ta khởi đầu trên trang giấy nháp, và qua rất nhiều quy trình sửa chữatừ ngữ dẫn tới việc đó là phải tốn nhiều lần soạn thảo, chép lại để có hiệu quảcao, tức là đạt tới tiêu chuẩn cao của văn bản. Như vậy việc soạn thảo văn bảnbằng tay còn rất nhiều hạn chế, tốn kém nhiều thời gian, mà kết quả mang lạikhông cao.- Thứ hai: là soạn thảo văn bản bằng máy. Theo phương thức này thì thìviệc soạn thảo có nhiều thuận lợi và ưu điểm hơn. Khi soạn thảo văn bản bằngmáy ta hoàn toàn có thể chèn, xoá, thêm chữ, thêm đoạn mà hoàn toàn hoàn toàn có thể tạo thànhmột văn bản hoàn hảo nhất sạch sẽ ngay trên máy trước khi in ra giấy, không phảitốn nhiều lần soạn thảo, sao chép lại. Máy tính còn tương hỗ người soạn thảo chuyểnđổi những phần đoạn rất khác nhau trong văn bản một cách thuận tiện và đơn giản. Mặt khác nếumáy tính đã được mẫu sẵn với đầy đủ thể thức theo tiêu chuẩn (những Template)thì người soạn thảo sẽ thuận lợi rất nhiều để đi sâu tập trung vào phần nội dungcủa văn bản. Ngoài ra một số trong những máy tính còn setup một số trong những chương trình cóphương tiện kiểm tra lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Như vậy việc soạnthảo trên máy có rất nhiều ưu điểm, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc.––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân21Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ và tự tin của khoa học công nghệ tiên tiến, đặc biệt làcông nghệ thông tin. Trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phục vụ cho hoạtđộng này như: WORD PERFECT, WORD STAR, AMI PROFFESSIONAL,MICROSOFT WORD Trong số đó WORD PERFECT, AMI PROFFESSIONAL,được cho phép phối hợp văn bản với đồ hoạ trên cùng một trang. Trên thị trường hiệnnay những phần mềm của Microsoft chiếm đa số gần như thể tuyệt đối trong sự lựachọn của người tiêu dùng Việt Nam. Theo kết quả bầu chọn sản phẩm PC năm1999 của tạp chí PC Word Việt Nam có:- Trong soạn thảo văn bản: 99,2% chọn MS WORD- Trong tính toán: 99,58% chọn MS EXEL- Trong quản lý: 79,52% chọn MS ACCESS Sở dĩ có nhiều người tin dùng MS như vậy là chính bới ngoài vấn đề dễ sửdụng thì nó còn tồn tại những chương trình hướng dẫn rõ ràng, việc link chặt chẽgiữa những chương trình riêng biệt khác ví như MS Word, MS Exel được cho phép nóthực hiện một loạt kỹ xảo tiên tiến, đặc biệt trong thao tác soạn thảo văn bản vàtrình bày, hơn thế nữa những dịch vụ này được đáp ứng trọn bộ.Để khắc phục được những hạn chế của máy vi tính thông thường là phảinhập tài liệu bằng bàn phím, phải gõ rất nhiều và cũng phải thuộc lòng nhữnglệnh phức tạp. Chức năng bản viết với việc thay thế bàn phím bầng một cây bútđiện tử được cho phép người tiêu dùng nhập tài liệu và xử lý văn bản rất đơn giản. Cácsản phẩm này hiện giờ đang được bán rộng rãi khắp thế giới và tại một số trong những thị trườngnội địa. In ấn văn bản Kết thúc quá trình soạn thảo văn bản, sửa đổi văn bản, chuyển sang inấn văn bản khi văn bản đã được hoàn hảo nhất. Khi văn bản đã được sửa chữa,được người dân có thẩm quyền duyệt, ký tắt thì khởi đầu quá trình in ấn văn bản.Trước kia ở những đơn vị đơn vị còn sử dụng những phưong pháp thủ côngnhư: đánh máy cơ khí, đánh máy trên giấy nến rồi quay máy in rôrêo rất nặng nềtốn kém lao động mà vẫn không đảm bảo được yêu cầu thanh toán giao dịch thanh toán trên phạm viquốc gia cũng như chưa đáp ứng nhu yếu thanh toán giao dịch thanh toán trên phạm vi quốc tế hiệnnay.––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân22Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Ngày nay, với kỹ thuật in tự động bằng máy tính đã đạt được mức độ tốiưu mà những phương pháp trước đó chưa tồn tại như:- In bằng máy vi tính hoàn toàn có thể sửa chữa văn bản trên máy - In bằng máy vi tính hoàn toàn có thể chọn chính sách trang tuỳ ý nhờ những kỹ thuật nhưin nén, in gạch dưới, in đậm, in thưa - Văn bản hoàn hảo nhất được lưu trên đĩa để từ đó rút ra số lượng bản tuỳtheo yêu cầu mà không phải đánh máy lại. Tra tìm và phục vụ sử dụng Mục đích của việc xây dựng cơ sở tài liệu đã được xác định là phục vụ,quản lý và tra tìm văn bản. Quản lý bằng máy tính sẽ thay thế những sổ đăng kývăn bản. Ngoài ra ta hoàn toàn có thể theo dõi cả việc chuyển giao văn bản, việc giải quyếtvăn bản và lập hồ sơ việc làm. Tra tìm bằng máy sẽ xử lý và xử lý những yếu tố củatừng văn bản riêng biệt trên sổ đăng ký công văn đi, đến ngoài ra còn phải đápứng yêu cầu tổng hợp thông tin của những văn bản gộp lại như: tìm văn bản theotừng người ký, từng chuyên đề, từng cơ quan, từng nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí, tìm vănbản theo mức độ mật Như vậy nhờ có máy vi tính mà việc tra tìm và phục vụsử dụng văn bản được thuận lợi, nhanh gọn, thuận tiện và đơn giản hơn rất nhiều so vớinhững phương pháp thô sơ trước kia. Chuyển giao văn bản Văn bản đi - đến được thiết kế trên hai cơ sở tài liệu riêng biệt. Vì vậyviệc thiết kế những trường của biểu ghi, yêu cầu quản lý, theo dõi với hai loại vănbản này rất khác nhau. Nhưng hai cơ sở tài liệu này còn có liên quan tới nhau, luôn sosánh đối chiếu với nhau.Lưu toàn bộ văn bản từ sau khi soạn thảo và phát hành văn bản. Tuy nhiênvẫn phải lưu hai bản chính ở văn thư và bộ phận đã soạn thảo văn bản đó, đểđảm bảo cơ sở pháp lý và xử lý và xử lý những vấn đề quan trọng.Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tiên tiến tin học,máy tính và công nghệ tiên tiến truyền thông đã làm cho những hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn thư thayđổi rất nhiều. Hầu hết những việc làm lúc bấy giờ của văn thư đều có sự tương hỗ củamáy vi tính và những trang thiết bị công nghệ tiên tiến tân tiến. Hiện nay, máy vi tính quaviệc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ LAN (Localarea network) và mạng rộng WAN (Wide area network) để xử lý luồng thông tin––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân23Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– đầu ra. Tất cả những công văn sách vở, thông tin phần lớn được xử lý và truyềnlên mạng với hệ máy vi tính. Do vậy không cần sao chép, nhân in công văn vàphân phát theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện như trước.Để nhanh gọn xử lý thông tin đầu vào, đầu ra trong cơ quan người tathường nối những máy vi tính thành mạng để liên hệ thao tác với nhau bằng nhiềuloại mạng rất khác nhau tuỳ theo tính chất việc làm như: mạng đơn giản, mạng nộibộ, mạng mở rộng, mạng toàn cầu.- Văn thư điện tử: Do việc gửi thư qua đường bưu điện thường chậmchạp, đắt và nhiều lúc không kịp thời hay bị thất lạc. Để khắc phục tình trạngnày văn phòng của những đơn vị đơn vị nay đã ứng dụng công nghệ tiên tiến thôngtin vào trong việc làm của tớ, rõ ràng là việc sử dụng văn thư điện tử. Vănthư điện tử là nhiều chủng loại văn bản, dữ kiện, hình ảnh và cả tiếng nói. Nó đượctruyền và nhận qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tínhchính và cả màn hình hiển thị phục vụ hội nghị từ xa.- Thư điện tử (E-Mail): E-Mail là khối mạng lưới hệ thống gửi tin nhắn qua đường dây điện thoạitrực tiếp từ máy vi tính này qua máy vi tính khác. Các máy vi tính này còn có thểđược nối với nhau trong cùng một cơ quan( gọi là mạng nội bộ LAN) hay có thểtruyền qua mạng rộng WAN, hay trên toàn cầu( internet). E-Mail vừa rẻ, vừa đadạng, mê hoặc nên E-Mail được sử dụng ngày càng rộng rãi ở trong nước cũngnhư trên thế giới.Với việc ứng dụng những công nghệ tiên tiến khoa học, công nghệ tiên tiến thông tin vào côngtác văn phòng làm cho những hoạt động và sinh hoạt giải trí trong văn phòng ngày một khoa học vàcông nghệ hoá hơn. Tất cả những việc làm của văn phòng từ việc làm văn thư,tàng trữ, xử lý thông tin, quản trị phục vụ hầu cần để thực hiện những hiệu suất cao tham mưu,tổng hợp, phục vụ hầu cần đều được khối mạng lưới hệ thống máy tính và những thiết bị tân tiến tương hỗ xửlý.Hiện nay ngoài việc tàng trữ tài liệu bằng những CD- Rom, ta còn tồn tại thêmmột công cụ rất hữu ích và tiện dụng là USB, đây là một công cụ thông dụngnhất lúc bấy giờ. Một USB hoàn toàn có thể tàng trữ được hàng kho tài liệu. Hơn nữa trọnglượng của USB nhỏ, gọn, nhẹ nên thuận tiện và đơn giản cho việc vận chuyển và mang theobên người.1.7.3. Xử lý thông tin ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân24Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Ở nước ta lúc bấy giờ việc ứng dụng công nghệ tiên tiến thông tin đã được phổ biếntrên tất cả những tỉnh thành của toàn nước. Theo nghiên cứu và phân tích của ban tổ chức Chínhphủ, xét theo trình độ ứng dụng công nghệ tiên tiến thông tin, những khối mạng lưới hệ thống thông tinquản lý của những đơn vị được điều tra hoàn toàn có thể phân thành ba mức đó là: mức cao,mức trung bình và mức thấp. Trong trong năm mới gần đây ta đã xây dựng cơ sở hạtầng công nghệ tiên tiến thông tin. Hầu hết những bộ ngành, tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương đã xây dựng được mạng máy tính nối với những đơn vị chủ chốt củamình. Mạng diện rộng của chính phủ nước nhà đã link những mạng trung tâm của tất cảcác tỉnh thành và những bộ ngành trên toàn nước.Hiện nay, số người tiêu dùng internet phải kể tới số lượng hàng triệu người,nhất là đối tượng là những sinh viên đai học và cao đẳng. Trong môi trường tự nhiên thiên nhiên sống đời thường hàngngày nói chung và trong công tác thao tác văn phòng nói riêng mỗi vấn đề đều có nhữngcách xử lý và xử lý rất khác nhau. Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn phương án nào chophù hợp nhất. Việc thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Có nhiều loạithông tin rất khác nhau và mỗi loại có cách biểu lộ riêng về phạm vi cũng nhưhiệu quả, vai trò, tác dụng nhất định trong môi trường tự nhiên thiên nhiên sống đời thường. tin tức ngày càng đóngvai trò quan trọng, nhu yếu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trởnên thiết yếu. Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến thông tin nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao quảnlý ngày càng có ý nghĩa quyết định với đơn vị. Trong văn phòng tân tiến việcxử lý thông tin được thực hiện qua năm bước sau:B1: Tổ chức những kênh thông tin B2: Thu thập, phân loại thông tin B3: Tìm kiếm, xử lý thông tin B4: Truyền bá, phổ biến thông tin B5: Bảo quản, tàng trữ thông tinĐể xử lý những luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối những máy tínhthành mạng để tiện liên hệ, thao tác vơi nhau. Như mạng LAN, mạng WAN,mạng Internet Với những ứng dụng của công nghệ tiên tiến thông tin vào công tac văn phòng làmcho hoạt động và sinh hoạt giải trí của văn phòng được khoa học và công nghệ tiên tiến hoá. Tất cả những côngviệc của văn phòng từ công tác thao tác văn thư, tàng trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cầnđể thực hiện hiệu suất cao tham mưu, điều hành tổng hợp đều được khối mạng lưới hệ thống máy––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân25
Tải thêm tài liệu liên quan đến nội dung bài viết Tại sao văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần phải tân tiến hóa Hỏi Đáp Tại sao